Сегодня деловой туризм получает все более широкое распространение, как и доля на рынке конгресс-отелей. Это приводит к тому, что требования к техническому оснащению современных отелей значительно растут, в частности, оснащение конференц-залов. На данный момент эти требования диктует ГОСТ Р-50645-94, который позволяет именовать отель трехзвездочным, если в нем оборудован соответствующий конференц-зал. Из этого следует, что такие залы должны быть оборудованы в любом отеле, будь то дешевые гостиницы Хельсинки или презентабельные отели Франции, даже если в перечне услуг этих отелей не числится организация деловых встреч.
Международные конференц-залы, в первую очередь, должны быть оборудованы соответствующей техникой для переводов и озвучивания выступающего. Если конференция состоит более чем из десяти человек, то одной силы голоса выступающего будет недостаточно, поэтому каждое место в зале оборудуется микрофоном и громкоговорителем, чтобы слышать остальных участников. При этом качество передачи голоса должно быть на достаточно высоком уровне, чтобы остальные участники конференции постоянно не прислушивались к голосу выступающего.
Другой задачей конференц-системы является упорядочение дискуссионного процесса, когда включение микрофонов идет по порядку, чтобы ограничить одновременное выступление нескольких участников. Для этого места оснащаются специальными кнопками и индикаторами, которые дают понять участнику, что ему можно говорить. Чаще используется дискуссионная система от Bosch Security - CCS 800, которая представлена в виде стильного пульта, оснащенного всем необходимым оборудованием.
Некоторые гостиницы Милана 3 звезды и другие отели мира оборудуют конференц-залы специальными системами голосования, чтобы максимально увеличить комфорт проведения конференции и слаженность принятия деловых решений. Наиболее популярна в этой сфере система DSN, которая позволяет регистрировать участников голосования и следить за тем, чтобы каждый голосовал только один раз. Такие системы используются на международных встречах высокого уровня. Отличительной чертой этой системы, которая делает ее узнаваемой во всем мире, является микрофонный пульт Concentus, встроенный в саму систему и напоминающий книжку. Помимо качественного звука, каждый конференц-зал должен быть оснащен хорошей системой видео-отображения.